Järjestösi rekisteröiminen PADOR:iin voi olla työläs prosessi johon kannattaa varata aikaa. Varsinainen tietojen lähettäminen järjestelmään ei ole hankalaa, mutta tarvittavien tietojen kerääminen järjestöstäsi saattaa sitä olla.

Olemme keränneet sekä omia että jäseniemme kokemuksia rekisteröitymisestä tähän ohjeeseen. Suosittelemme, että käytte nämä lyhyet ohjeet läpi ennen kuin aloitatte rekisteröinnin, sillä se saattaa pitkällä tähtäimellä säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa.

Käyttäjän ja järjestön luominen

Rekisteröityminen PADOR:iin komission sivuilla.

Ensimmäiseksi rekisteröijän täytyy luoda oma henkilökohtainen ECAS-käyttäjätunnus ja liittää se rekisteröitävään järjestöön. ECAS-tunnuksen luomiseksi työntekijällä täytyy olla oma sähköpostiosoite. Järjestön yleinen sähköpostiosoite ei voi olla sama kuin rekisteröivän henkilön ECAS-tunnuksen sähköpostiosoite.

Riippumatta siitä, onko järjestölläsi ollut sopimus komission kanssa, on rekisteröityminen PADOR:iin aloitettava seuraamalla linkkiä ’You do not have a personal ECAS identification (*)’. (Kuva 1)

Aukeavalla sivulla (Kuva 2) on kaksi osaa, ensimmäiseen syötetään järjestön tiedot ja jälkimmäiseen henkilön tiedot. Järjestön tiedot syötetään, jotta selviää onko järjestösi jo PADOR:issa, tai onko PADOR:issa jo toinen samanniminen järjestö.

Jos järjestölläsi on ollut sopimus komission kanssa, löytyy järjestösi listasta, joka aukeaa, kun olet klikannut ”Submit”-nappia. Kun olet valinnut ”select” järjestösi kohdalta, olet yhdistänyt järjestelmässä olemassa olleen järjestön ECAS-tunnukseesi . Jos järjestölläsi taas ei ole ollut sopimusta komission kanssa, täytyy sinun valita nappi ”My organization is not on the list” listan alapuolelta.

Tämän vaiheen jälkeen saat sähköpostiisi ilmoituksen ECAS-tunnuksen luomisesta ja linkin, jota seuraamalla voit valita itsellesi salasanan. Kun sinulla on tunnus ja salasana, voit aloittaa PADOR:in päivittämisen järjestösi osalta.

HUOM! On mahdollista, että kirjautumisen alkuvaiheessa sinua kehotetaan odottamaan vahvistusviestiä komissiolta ennen kuin pääset jatkamaan tietojen päivittämistä PADOR:iin. Useammalla järjestöllä tällaista vahvistusviestiä ei ilmoituksesta huolimatta ole koskaan tullut, vaan tietoja on päässyt päivittämään suoraan kirjautumalla omilla uusilla ECAS-tunnuksilla.

Järjestösi tietojen päivittäminen PADOR:iin

Kun olet luonut itsellesi ECAS-tunnuksen ja liittänyt sen järjestöösi, voit päivittää järjestösi tietoja PADOR:issa. Tietojen päivittämisessä ei enää tarvitse noudattaa mitään järjestystä, vaan voit täyttää ne suunnilleen siinä järjestyksessä kuin haluat. Jokaiselta sivulta pitää kuitenkin täyttää kaikki vaadittavat kentät ennen kuin sen sivun tietoja voidaan tallentaa.

On myös erityisen tärkeää muistaa tallentaa jokainen sivu erikseen aina, kun olet täyttänyt tai päivittänyt tietoja. Tallentaminen ei vielä tarkoita tietojen lähettämistä komissiolle. Lähettämisen (submit) voi tehdä vasta kuin kaikki tarvittavat (oranssilla merkityt kohdat ovat täytetty). On myös tärkeää muistaa lähettää uudet tiedot, jos olet jo aiemmin täyttänyt kaikki vaaditut tiedot ja haluat tulla päivittämään tai täydentämään muita tietoja.

HUOM! Rahoitushauissa voimassa on aina viimeisen deadlinea edeltäneen version tiedot. Eli jos päivität tietoja PADOR:iin hakuajan sulkeutumisen jälkeen, ei muutoksia välttämättä oteta haussa huomioon.

Jokaisen täytettävän kohdan vieressä on pieni kysymysmerkki, josta avautuu pieni info-ruutu täytettävästä kohdasta. Yleensä nämä infot selittävät vaihtoehtoja, mutta eivät juuri auta ongelmatilanteissa. Ongelmatilanteiden kohdalla ei myöskään kannata kääntyä User Manualin puoleen, koska se sisältää pääasiassa vain ja ainostaan samat tiedot, jotka ovat kysymysmerkkien inforuuduissa. Paras tapa on ottaa yhteyttä PADOR helpdeskiin (europeaid-pador@ec.europa.eu).

Päivitys askel askeleelta

Pääosin PADOR:iin täytettävät kohdat ovat melko yksiselitteisiä. Alla on kuitenkin koottu sivuittain selvennyksiä epäselvempiin kohtiin.

• Administrive Data
  • Järjestösi perustiedot uudelleen. Osa tiedoista tulee suoraan aiemmin täytetyistä kaavakkeista, tai LEF-rekisteristä.

• Sekä postinumero että postilokero ovat merkitty pakollisiksi kentiksi. Jos järjestölläsi ei ole postilokeroa, voi komissiolta tulleen ohjeistuksen mukaan P.O Box –kohtaan laittaa vain ”000”.

• Profile
  • Määritellään mm. järjestön kohderyhmät sekä sektorit joilla järjestö on toiminut.

• Tässä kohdassa valittavat sektorit tarkoittavat sellaisia sektoreita, joilla järjestösi on toteuttanut selkeitä hankkeita, jolloin esimerkiksi pelkkä vaikuttamistyö jollain sektorilla ei riitä valitsemaan sektoria. Hankkeiden lukumäärä tässä valituilla sektoreilla määritellään tarkemmin Sectoral Experience –sivulla.

• LEF Information
  • Näitä tietoja ei voi muuttaa PADOR:issa, vaan teidän täytyy ottaa yhteyttä joko siihen virkamieheen komission budjetin pääosastolla, jonka kanssa olette viimeksi hoitaneet sopimusasioita, tai ottaa yhteyttä PADOR:in helpdeskiin. Helpdesk saattaa joko hoitaa homman itse tai pyytää ottamaan yhteyttä budjetin pääosastolle.

• Sectorial
  • Määritellään sektorit, joilla järjestö toimii sekä toiminnan kohderyhmät. Tarkoittaa sektoreita, joissa järjestöllä on ollut konkreettisia hankkeita.

• HUOM! Tätä ja seuraavaa kahta kohtaa varten kannattaa koota itseänne varten esimerkiksi exceliin taulukko, jossa olette laskeneet projektien lukumäärät ja summat vuosittain. Tämä helpottaa suunnattomasti kun päivitätte tietoja seuraavana vuonna, jollloin teidän ei tarvitse laskea taas edellistä seitsemää vuotta, vaan voitte vain tiputtaa viimeisen vuoden ja lisätä uusimman vuoden tiedot.

• Geographical
  • Alueet, joissa järjestösi on toiminut. Kokemus alueittain vuosina sekä hankkeiden lukumäärä ja arvioitu budjetti alueittain.

• Ylemmän kohdan taulukointi pätee tähänkin kohtaan.

• Crossed Information
  • Ristiintaulukointi valituista toimintasektoreista ja alueista.

• Tämä on siis se kohta, jota varten edellä mainitut taulukot on tehty.

• Financial Health   
  • Liikevaihto, nettotuotot, tase, velat.

• Financing Resources
  • Rahoituslähteiden eritteleminen.

• Audit Report
  • Tilintarkastuskertomusta ei tarvitse ladata PADOR:iin jos haettava rahoitus 500.000 euroa tai vähemmän.

• Staff
  • Palkattujen ja vapaaehtoisten työntekijöiden määrät.

• Board of Directors
  • Hallituksen jäsenten tiedot.

• Strategy & Methodology
  • Avoin strategia- ja toimintakertomus, jossa voi omin sanoin selittää järjestön toiminnan painopisteitä ja tavoitteita.

LEF ID ja EuropeAid ID

Mikäli järjestölläsi on ollut aiemmin rahoitussopimus Euroopan komission kanssa, löytyy järjestösi tiedot niin sanotusta LEF-datarekisteristä. LEF ID on järjestösi viite komission budjettiosastolle eikä LEF-tietoja voi muuttaa PADOR:in kautta.

LEF-tunnuksen lisäksi järjestölläsi on EuropeAID ID, joka toimii tunnuksena EuropeAID-yhteistyöosastolle. Nimenomaan tätä tunnusta käytetään rahoitushakujen yhteydessä ja se merkitään hakulomakkeeseen.