Komissio lähettää evaluointi- ja valintaprosessin jälkeen rahoitushaussa valituksi tulleille hakijoille kirjeen, jossa ilmoitetaan tuloksesta. Komission yhteyshenkilö ottaa yhteyttä järjestöön ja pyytää lisätietoja (mm. pankkitiedot, tilintarkastajan yhteystiedot). Yhteydenottoa voi joutua odottamaan jonkin aikaa.

Tämän jälkeen komissio valmistelee sopimuksen ja lähettää sen hankkeen päähakijalle luettavaksi ja allekirjoitettavaksi. Kumppanit eivät allekirjoita sopimusta komission kanssa. Päähakijalla on vastuu hankkeesta ja yhteydenpidosta komissioon.

Järjestöllä on kuukausi aikaa lukea sopimus ja allekirjoittaa se. Mikäli tässä vaiheessa on tiedossa joitakin muutoksia, niistä on hyvä neuvotella ja saada ne hyväksytettyä ennen allekirjoittamista. Suuria muutoksia hankehakemukseen ei enää voi tehdä.

Komissio toimii ns. N+1 säännön mukaan. Sääntö tarkoittaa, että sopimus vuoden N rahoista täytyy olla allekirjoitettuna viimeistään vuoden N+1 lopussa. Tämän vuoksi komissiolla on usein kiire saada sopimus allekirjoitettua ennen vuodenvaihdetta, mikäli haku on aukaistu edellisen vuoden puolella.

Hanke voi alkaa vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen eli tätä ennen hankkeesta aiheutuneita kuluja ei voi sisällyttää komission myöntämään hankerahoitukseen. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ensimmäinen erä hankerahoituksesta toimitetaan yleensä nopeasti.

PRAG

Practical Guide to Contract Procedures for EC External Relations; PRAG on käytännön opas Euroopan komission ulkosuhteiden sopimusmenettelyihin. Oppaan liitteistä löydät muun muassa hakulomakkeet, sopimuksen liitteet ja raportointipohjat.

Concordin julkaisema lukuohje sopimukseen

Reader on Kehyksen kattojärjestön CONCORDin tekemä työkalu sopimustekstien tulkitsemiseen ja se on tehty yhteistyössä komission kanssa. Komissio ei kuitenkaan ole hyväksynyt tätä viralliseksi ohjeistukseksi, vaan viimeinen päätäntävalta ja virallinen tulkinta on aina komission vastuuyksiköllä delegaatiossa tai Brysselissä.